無料版Gmailの連絡先(コンタクト/アドレス帳)をGoogle Workspaceに移行する方法【Google Workspace入門#7】
Arai
Office Reo
【Google Workspace入門#2】そもそもGoogle Workspaceとは？無料アカウントと何が違う!?｜料金や特徴も紹介
Arai
「Google Workspace契約しようかな」と考えている方に向け、
- Google Workspaceの基本
- 無料のGoogleアカウントからの移行方法
などを解説する連載です。
最後に、初年度料金10%OFFクーポンの案内もあります。
YouTubeでも、弁護士向けのAI活用・業務効率化について発信しております。
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目次
YouTubeでも解説しました
そもそもGoogle Workspaceとは？
メールやカレンダーなどのツールが揃った、Googleのビジネス向けサービスです。大企業から個人事業主まで、幅広く利用されています。
料金は？
Starterだとやや物足りず、Plusだとオーバースペックなので、Standardがオススメ（僕もStandardです）
Standardなら、年契約にすれば1ユーザーあたり1600円（月契約だと1900円）
正直、これから紹介するメリットを考えれば破格だと思います。
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どんなツールを使える？
Google Workspaceで使えるのは、上記のツールです。
無料のGoogleアカウントと大体同じでは？
無料のGmailとかカレンダーで全然困ってないんですが、なにが違うの？
ごもっともです。僕もそう思っていました
使えるツールや機能は、だいたい同じなんです。
しかも無料アカウントでもGoogle Workspaceでも、Gmailやカレンダーなど、各種ツールの画面もほぼ同じです。
それゆえ「画面が同じなので使いやすい」のですが、「何が違うか分からない」と思いがち。
そこで具体的な違いについて、3つのポイントを解説します。
- 独自ドメインで運用する
- セキュリティレベルが高い
- 使える機能が多い
①独自ドメインで運用する
まず大きな違いは、独自ドメインを使うことです。
| 無料アカウント | xxx@gmail.com |
| Google Workspace | xxx@独自ドメイン （例）arai@reo7a.com |
メールが分かりやすいですが、
| 無料アカウント | ・相手は「xxx@gmail.com」宛に送信 ・相手が受信したメールには「xxx@gmail.com」と表示される |
| Google Workspace | ・相手は「xxx@独自ドメイン」宛に送信 ・相手が受信したメールには「xxx@独自ドメイン」と表示される |
つまりGoogle Workspaceには「@gmail.com」というドメインは存在せず、外から見ればGmailを使っていることすら分かりません。
独自ドメインはどうやって用意するの？
Google Workspace契約時に新規取得できます。
すでにホームページやメールアドレス用に独自ドメインを持っていれば、それを使うこともできます（ムームードメインなど、他社で取得したものでも構いません）
独自ドメインを使うメリット
名刺にアドレスが書いてあったり、仕事でメールを使うとき、「@gmail.com」だと「大丈夫かな…」と思われるリスクがあります。
もちろんこれは印象の問題なので、感じ方は人それぞれ。
「自分は全く気にならない」という方もいらっしゃるはずですが、相手も「全く気にならない」とは限りません。
②セキュリティレベルが高い
印象の問題だけなら、わざわざGoogle Workspaceにしなくて良い気がしますが…
印象の問題だけでなく、セキュリティのレベルも違います
2名以上で使う場合
たとえば最小単位の弁護士1名・事務員1名の法律事務所の場合、無料アカウントであれば、それぞれ独立して運用します。
ボス弁1名・イソ弁1名・事務員1名などの場合も同様です。
弁護士としては、イソ弁や事務員が使っているアカウントのパスワードがわからなければ、管理しようがありません。
じゃあパスワードを把握しておけば良いのでは？
理屈上はそうかもしれませんが、何かあったときにそれで「管理していた」と言うのは苦しい気がします。
故意がある場合は少ないと思いますが、うっかりマズい使い方をする可能性は十分あります。
そういう意味でも、組織としてしっかり管理する体制が必要です。
Google Workspaceでは管理者を決め、他のアカウントを管理することができます。
特に法律事務所ではセキュリティの高さが要求されますので、イソ弁や事務員ができること・できないことを管理することは重要です。
例えるなら、
| 無料アカウント | 各自が自分の家を持つイメージ |
| Google Workspace | 一つの家に各自の部屋があるイメージ |
自分一人で使う場合
自分一人ならイソ弁や事務員を管理する必要はないので、Google Workspaceを使うメリットは小さくありませんか？
複数名で使う場合でも、管理する必要性を感じない場合は、Google Workspaceのメリットが小さいということですか？
そんなことはありません
Google Workspaceは、無料アカウントに比べてセキュリティを強化しています。
つまり、GmailやGoogleドライブなど、使えるツール自体は無料アカウントと同じでも、セキュリティレベルが違うというのは大きな違いです。
特に法律事務所では、このセキュリティの高さは大きなメリットです。
もちろん何事にも絶対はありませんが、正直Googleのセキュリティが破られる状況になれば、どうしようもないでしょう。
③使える機能が多い
使えるツール自体は無料アカウントと同じでも、その中で使える機能や回数制限が違います。
容量の違い
無料アカウントで使える容量は15GBで、仕事で日常的に使うには物足りません。
一方Google Workspaceは、僕がオススメするStandardプランであれば2TBなので、なんと130倍以上の容量が付与されます。
15GBは、メールやドライブに入れるデータが増えるとすぐに足りなくなります。一方2TBあれば、かなり余裕があります。
生成AI「Gemini」をフル活用できる
生成AIの代表格であるGemini（ジェミニ）登場によって、その差が大きく開きました。
例えばGoogle Workspaceを契約すれば、Gmail・Googleドライブ・Meetなどのツール上でGeminiを使うことができ、Geminiを使ったツール間の連携もスムーズです。
これは、AI時代にはかなり大きなメリットです。
無料アカウントでも「Google Workspace Labs」を使うことで、一応GmailなどでGeminiを使えます。
ただWorkspace Labsは「試験運用版の技術」と明記されており、使える範囲や期間などは不透明です。
少なくとも仕事で本格的に使うのは、あまりオススメしません。
また、Gemini自体は無料版でも使えますが、最新モデルを使えるタイミングが遅かったり、上位モデルの利用回数制限が厳しかったりします。
一方Google Workspaceであれば、無料アカウントよりフル活用できます（ただここは流動的です。無料アカウントでも、最新モデルをすぐに使える場合などもありえます）
ちなみにAIを使い倒したいという場合は、「Google AI Pro」もあります。これはGoogle Workspaceとは別物です。
こちらも2TBのストレージを付与されます。
僕も一時期契約していましたが、機能的にGoogle Workspaceで十分ですし、価格もGoogle Workspaceの方が月額1,000円も安いです。
Google AI Proを契約するなら、Google Workspaceの方が良いと思います。
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Googleの規約上、公開の場に記載できないため、お手数ですがコンタクトフォームからクーポンご希望の旨、ご連絡ください。
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まとめ
そもそもGoogle Workspaceとは何か、料金、使えるツール、無料アカウントとの違いなどを解説しました。
魅力はご理解いただけたと思いますが、これまで無料アカウントで使っていた方は、メール・カレンダー・ドライブの移行の壁もあります。
これについても、改めて解説いたします。
ABOUT ME
弁護士(17年目)｜「人・企業の魅力を伝えたい」という想いから、HP・動画・チラシ・パンフレットの制作、ライティング、コーチング等も行うフリーランスです。
